Module erstellen, verwalten, übersetzen und publizieren ohne CMS

Mein Lösungsnansatz sieht folgendermaßen aus.

FrameMaker-Dokumente können Module (den Textflussinhalt von FrameMaker-Dokumenten) über die Funktion der Texteinschübe enthalten. Das ermöglicht die Wiederverwendung von Dokumentinhalten in unterschiedlichen Kontexten.

Mit dem Aufbau einer geeigneten Ordnerstruktur als Modul-Ablage, einem Konzept zu Modul-Arten, -Größen und -Inhalten sowie einer konsistenten Dateibenennung kann durch Referenzieren der Module effizient und mehrsprachig publiziert werden.

Struktur der Module

Die Module werden speziell zur Verwendung als Texteinschübe erstellt und entweder im XML-Format oder als FrameMaker-Datei abgelegt. Zur Unterstützung der Bearbeitungsprozesse erhält jedes Modul zusätzlich Metadaten. XML-basierte Texteinschübe enthalten die Metadaten wahlweise in Attributen der Elemente und native FrameMaker-Dateien enthalten die Meta-Informationen in führenden Absätzen mit ganz speziellen Format-Definitionen.

Metadaten können sein:

  • Kurzbeschreibung
  • Erstellungs- und Änderungsdatum,
  • Bearbeiter,
  • Freigabestatus,
  • Version
  • Gültigkeit für bestimmte Produkte/Bauformen/Funktionen usw.
  • eineindeutige ID, …

Strukturen für die Modul-Inhalte

Die Struktur der Module sollte spezifisch gestaltet werden: entweder mit konkreten XML-Strukturen oder mit Format-Definitionen, die alle Inhalte eindeutig unterscheiden.

Beim XML-basierten Arbeiten sind Teilstrukturen auch aus anderen Struktur-Definitionen einsetzbar, wenn sie im aktuellen Kontext valide sind. So können z.B. Module mit technischen Daten sowohl für Kataloge als auch für technische Dokumentation genutzt werden und in verschiedenen Gesamt-Strukturdefinitionen eingesetzt werden.

Mögliche Strukturen können sein:

  • kundenspezifisch erstellte Strukturen, angelehnt an das Funktionsdesign
  • individuell entworfene Strukturen für komplexe Katalog-Inhalte/Loseblatt-Werke, Prospekte usw.
  • auf Basis von Standards (DITA, PImod, DAISY usw.)

Zusätzlich können in XML-basierten Modulen allgemein übliche Elemente (z.B. Kapitel, Abschnitt, Map usw.) über spezielle Attribute mit branchenspezifischen Attributwerten genauer gekennzeichnet werden.

Zusammenstellen einer Publikation

Eine Publikation der Module erfordert das Referenzieren in einer entsprechenden Zusammenstellung. Um das Ergebnis visuell leicht kontrollieren zu können, werden die XML- oder FM-Dateien direkt in FrameMaker zusammengefügt. Um alle folgenden Prozesse ausführen zu können, hat sich ein konkretes Vorgehen bewährt:

Eine Publikation entspricht einem FrameMaker-Buch und enthält nur Kapitel der 1. Ebene.
Kapitel der 1. Ebene enthalten nur ref. Module oder referenzierte Kapitel der Folge-Ebene.
Kapitel  der x. Ebene enthalten entweder nur ref. Module oder sind Module.

Durch Kopie einer Publikation in einen Publikationsordner innerhalb der Ablagestruktur für eine andere Sprache entsteht eine andere Sprachversion, die beliebig, landesspezifisch ergänzt werden kann. Das wird möglich durch Verwendung identischer Ablagestrukturen für die Module aller Sprachen.

Unterstützung spezieller Funktionen mit Scripten

Mithilfe der seit FrameMaker 10 im Programm enthaltenen Script-Funktion können wichtige Prozesse unterstützt werden. Dazu gehören unter anderem folgende Funktionen:

Export/Import der Module für die Übersetzung

Jedes Modul wird als einzelne Datei übersetzt und entweder als XML- oder MIF-Datei in einem Übersetzungsordner eingefügt. Die Zuordnung zum Ordner der Modulablage wird im Modul-Dokument hinterlegt, damit es nach der Übersetzung in den passenden Ordner importiert werden kann.
Nach der Übersetzung werden die Module aus dem Übersetzungsordner direkt in die Modul-Ablage der Zielsprache importiert.

Archivierung von freigegebenen Publikationen

Erstellen einer Kopie des FrameMaker-Buchs sowie aller Buchkomponenten und Auflösen sämtlicher Referenzen (Grafik und Texteinschübe) mit enthaltener XML-Struktur bzw. den Formatdefinitionen.

Weitere Funktionen zum Zusammenstellen von Publikationen aus Stücklisten und das Verwalten von Varianten sind in Konzeption, aber noch nicht realisiert und werden in weiteren Artikeln später beschrieben.

Abgrenzung der Lösung zum Einsatz von CMS

Die so geschaffene Publikationslösung kann wesentliche Funktionen eines Content-Management-Systems nicht ersetzen, wie z.B.

  • Das Versionieren und Verwalten verschiedener Revisionen eines Moduls zur gleichzeitigen Verwendung,
  • Ein Verwendungsnachweis für den Einsatz eines Moduls kann nur über eine scriptunterstützte oder manuell zu pflegende Verwaltung erstellt werden. Sie stellt eine Momentaufnahme dar und aktualisiert sich nicht automatisch.
  • Preview-Funktion auf Module und Teilbäume außerhalb von FrameMaker sind nicht möglich.
  • Volltextsuche über alle Module kann nur in FrameMaker über eine scriptunterstütze Verwaltung realisiert werden.

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