Fachzeitschrift 'technische kommunikation' 2/2012
Rubrik: Praxistipps FrameMaker
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Alles im Rahmen

Ute Mitschke

Zentrale Elemente von Adobe FrameMaker sind Rahmen. Welche Arten von Rahmen gibt es? Was ist bei der Gestaltung einer umfangreichen Technischen Dokumentation zu beachten? Und wie geht der Technische Redakteur geschickt mit Texten und Bildern in Rahmen um?

Der Aufbau eines FrameMaker-Dokuments ist übersichtlich strukturiert: Drei Seitenarten – Arbeitsseiten, Vorgabeseiten und Referenzseiten – werden durch verschiedene Rahmenarten konfiguriert. Zu den benutzerdefinierten Rahmenarten, die auf verschiedenen Seitenarten angelegt werden, gehören die Grafik- und die Textrahmen. Textrahmen können auf allen Seitenarten vorkommen. Üblicherweise werden sie über ihre grafischen Kennwerte wie Breite, Höhe und Abstände zu den Rändern erkannt. Eine gute Möglichkeit, Textrahmen zu identifizieren, besteht in der Bezeichnung des Textflusses, der durch einen Textrahmen fließt.

Textfluss mit beliebigem oder ohne Namen

Nur auf Vorgabeseiten fragt das Programm nach der Zuordnung eines neu gezeichneten Textrahmens zum Haupttextfluss oder für Hintergrundtexte, wie Abbildung 1 zeigt. Das Programm unterscheidet die Textrahmen anhand eines benannten beziehungsweise unbenannten Textflusses: Textrahmen auf der Vorgabeseite ohne Textfluss-Namen (Typ) werden nicht zur Bearbeitung auf die Arbeitsseite kopiert, sondern nur auf der Vorgabeseite mit Inhalt gefüllt, zum Beispiel mit Variablen.

Abb. 1: neuen Textrahmen einfügen

Welche Bezeichnung der Textfluss des neuen Rahmens bekommt, kann frei gewählt werden, maximal 255 Byte, in Unicode maximal 127 Zeichen. Üblich ist die Bezeichnung „A“.

Befindet sich auf der Arbeitsseite bereits ein Textrahmen mit dem Namen „A“, wird ein Textrahmen mit anderer Bezeichnung daneben oder darüber angelegt. Zudem ist es möglich, ein Dokument mit beliebig vielen Rahmen verschiedener Bezeichnung aufzubauen, ähnlich einer Zeitung. Zur Orientierung wird der Textflussname in der Statuszeile angezeigt, wenn der Cursor im Rahmen steht.

Wird ein Dokument mit einer XML-Struktur genutzt, muss der Textfluss die Bezeichnung „A“ haben, da XML-Import und -Export genau diese Bezeichnung erwarten.

Mit und ohne Verkettung des Textflusses

Die Möglichkeit, auf der Arbeitsseite Textrahmen ohne Verkettung des Textflusses anzulegen, ist im Lebenszyklus eines Dokuments oft Anlass für unerwünschte Effekte. Beispielsweise kann ein unbenannter Textrahmen in der Größe des üblichen Haupttextrahmens auf einer Arbeitsseite zu leeren Seiten führen, die sich nicht automatisch löschen lassen. Solche Seiten werden entweder gezielt über das Menü „Spezial“ > „Seiten löschen“ entfernt oder der Textrahmen wird mit dem Rahmen der vorhergehenden Seite verkettet. Dazu wird der Textrahmen der vorhergehenden Seite ausgewählt (Strg + Mausklick), anschließend der unverknüpfte Textrahmen. Über das Menü „Format“ > „Spezielles Layout“ > „Textrahmen verketten“ lässt sich der Textfluss der beiden Rahmen verbinden. Können beide Seiten nicht nebeneinander angezeigt werden, fragt das Programm, ob die Verkettung mit dem „unsichtbaren“ Rahmen erfolgen soll. Unsichtbar meint, dass der zuerst markierte Textrahmen im Programmfenster nicht mehr sichtbar ist.

Ein Textfluss kann nur zwischen zwei unverketteten Textrahmen verbunden werden. Dabei ist es wichtig, welcher Textrahmen zuerst gewählt wird. Dort beginnt der Textfluss und fließt anschließend in den daran verketteten Textrahmen weiter – Abbildung 2. Anschließend können weitere unverkettete Textrahmen verbunden werden.

Abb. 2: Dialogfeld Spezielle Textrahmen – Textfluss: > Automatische Verkettung

Mit Spalten und Marginalien

Bei den Einstellungen für Textrahmen kann die Anzahl der Spalten angegeben werden. Diese Einstellung bezieht sich ausschließlich auf den konkret gewählten Rahmen.

Sollen in einem Dokument nachträglich spezielle Haupttextrahmen mit Zuordnung zu bestimmten Vorgabeseiten mehrspaltig eingerichtet werden, müssen zuerst die Haupttextrahmen der Vorgabeseiten entsprechend definiert werden: Menü „Grafik“ > „Objekteinstellungen“ beziehungsweise das Kontextmenü des Textrahmens. Der Wechsel auf die Arbeitsseiten bewirkt jedoch nicht, dass auch die schon bestehenden Textrahmen der Arbeitsseiten automatisch mehrspaltig eingerichtet sind. Sollten die Textrahmen der betroffenen Seiten noch leer sein, dann können diese Rahmen auf der Arbeitsseite entfernt werden. Mit einem kurzen Wechsel auf die Vorgabeseite und wieder zurück zur Arbeitsseite wird eine Kopie der korrekt eingerichteten Rahmen der Vorgabeseite auf die Arbeitsseite übertragen. Dazu ist es notwendig, die Frage nach dem Überschreiben des irregulären Layouts zu bestätigen. Soll das gesamte Dokument auf identische Weise mehrspaltig eingerichtet werden, ist es deutlich einfacher, es mit Hilfe des Spaltenlayouts einzurichten.

Anders als Spalten werden Marginalspalten nicht zum Textrahmen zugeordnet, sondern werden als Eigenschaft des Textflusses sofort in allen Textrahmen eingestellt, die miteinander verkettet sind. Lediglich die Breite der Marginalspalte kann über die Textrahmeneigenschaften beeinflusst werden.

Um in einem Dokument konsequent für alle Seiten die gleiche Marginalspaltenbreite einzurichten, ist es empfehlenswert, die Einstellung über das Spaltenlayout vorzunehmen – Abbildung 3.

 

Abb. 3: Spaltenlayout mit Platz für seitliche Überschrift

Textfluss und Reihenfolge

Um den Seitenumbruch in komplexen Dokumenten mit Absätzen, Tabellen und Abbildungen in verankerten Rahmen möglichst unkompliziert zu gestalten, hat es sich bewährt, weder Tabellen noch verankerte Rahmen in Absätzen einzufügen, die Text enthalten.

Tabellenanker und Tabelle als eine Einheit gestalten: Wird eine Tabelle beispielsweise direkt in einem textführenden Absatz eingefügt, wird bei Seitenumbruch und entsprechend eingestellten Umbruchoptionen auch ein Teil oder der gesamte Absatz mit der Tabelle auf eine neue Seite umgebrochen. Um diesen unerwünschten Effekt zu verhindern, können Absätze genutzt werden, die mit einem speziellen Format nur den Tabellenanker enthalten. Dabei kann die Kombination aus Absatz mit Tabellenanker und folgender Tabelle so eingerichtet werden, dass der zusätzliche Absatz am oberen Rand hinter der Tabelle verschwindet und nicht zu unerwünschtem Leerraum führt. Im Anker-Absatz werden folgende Einstellungen vorgenommen:

 

  • Der „Abstand über“ definiert den Abstand der oberen Tabellenkante zum vorhergehenden Absatz.

 

  • Im „Abstand unter“ wird der Wert der Zeichengröße negativ eingetragen: Bei einer Zeichengröße von 10 pt beträgt der „Abstand unter“ -10 pt.

 

Im Tabellenformat wird dazu passend ein negativer „Abstand über“ mit dem Betrag der Zeichengröße eingestellt – also auch -10 pt. Der Abstand unter der Tabelle definiert den Abstand zum nachfolgenden Textabsatz. Wird eine Tabelle mit dem Tabellenformat in den so formatierten Ankerabsatz eingefügt, dann liegt das Absatzende-Symbol direkt hinter der oberen Kante der Tabelle.

Rahmen über und unter Absätzen nutzen, um besondere Absätze grafisch anspruchsvoll zu hinterlegen: Bis zur Version 10 von FrameMaker können Absätze nur vollflächig farbig hinterlegt werden, wenn sie in eine Tabelle (1 Spalte, 1 Reihe) eingefügt werden. Die Nutzung einer Tabellenzelle hat den Vorteil, dass sie sich automatisch der enthaltenen Textmenge anpasst. Soll aber zum Beispiel ein Dialogfeld nachgebildet werden, in dem die Titelleiste einen Farbverlauf enthält, kann das nicht mehr durch eine Tabelle realisiert werden, da darin keine Hintergrundgrafik hinzugefügt werden kann.

Das Beispiel kann wie folgt realisiert werden:

 

  • Auf der Referenzseite wird ein Grafikrahmen mit der Bezeichnung „Titelleiste“ in Spaltenbreite eingefügt, in den eine Grafik mit Farbverlauf direkt in die linke obere Ecke importiert wird. Der Grafikrahmen sollte die Grafik ohne zusätzliche Abstände umschließen. Da Titelleisten in Dialogfeldern immer nur einzeilig Text enthalten, kann sich die Höhe des Grafikrahmens an der gewünschten Texthöhe orientieren.

 

  • Es wird ein Absatzformat „Titelleiste_Grafik“ definiert, in dem als „Rahmen unter“ der Referenzseitenrahmen „Titelleiste“ festgelegt wird. Zusätzlich wird ein negativer „Abstand unter“ definiert und der „Umbruch mit nachfolgendem Absatz“.

 

  • Ein weiteres Absatzformat „Titelleiste_Text“ wird so definiert, dass es einen negativen „Abstand über“ hat und der „Umbruch mit vorhergehendem Absatz“ den Textabsatz immer zusammen mit dem Grafikabsatz hält.

 

Die Reihenfolge, erst Absatz mit Grafik im Rahmen unter und dann Absatz mit Text, ist zwingend, denn bei negativen Abständen überdeckt der folgende Absatz den vorhergehenden. Mit entsprechenden Werten für die Abstände können beide Absätze die gewünschte Darstellung einer Titelleiste mit Farbverlauf und übersetzbarem Text realisieren.

Fazit

Wie Textflussnamen noch eingesetzt werden können, zeigt auch der Praxistipp in Ausgabe 6/2011 der ‚technischen kommunikation‘, der sich der Bibliothek von Sicherheitshinweisen widmet. Der Textfluss in einem FrameMaker-Dokument lässt sich also vielfältig nutzen und beeinflussen.

Beispiel per E-Mail
Für diesen Praxistipp ist eine Beispieldatei verfügbar: .........
Tipps zu Grundlagen
In diesen und den nächsten Praxistipps über Adobe FrameMaker beleuchten wir, welche Grundlagen für die Technische Kommunikation eine Rolle spielen. Im Vordergrund sollen all jene Funktionen stehen, die den FrameMaker-Alltag erleichtern, aber nich

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