Fachzeitschrift 'technische kommunikation' 5/2010
Rubrik: Praxistipps FrameMaker
Download verfügbar

Übersetzungsoptimierte Sicherheitshinweise

Ute Mitschke

Das Umsetzen von Sicherheitshinweisen ist in der Technischen Dokumentation bereits weitgehend vereinheitlicht. Die üblichen Inhalte – das Signalwort, die Gefahrenquelle, die Folgen bei Nichtbeachtung und die Maßnahmen zur Verhinderung – sind in ihrer Reihenfolge festgelegt. Der Einsatz normierter Piktogramme erlaubt das schnelle Erfassen der Gefahrenart. Welche Möglichkeiten bietet Adobe FrameMaker, um Sicherheitshinweise in Quell- und Zieltext korrekt darzustellen?

Da Sicherheitshinweise haftungsrelevante Inhalte einer Dokumentation darstellen, ist es besonders wichtig, dass die einheitliche, verständliche und überprüfte Übersetzung in andere Sprachen gewährleistet wird. Das kann unter anderem erreicht werden, indem Piktogramme und Signalworte so eingefügt werden, dass sie nicht mehr in den Übersetzungsprozess einfließen.

Eine kurze Gestaltungsdefinition

Formal betrachtet, besteht ein Sicherheitshinweis aus einem Piktogramm, das links neben formatiertem Text steht. Der Sicherheitshinweis kann mit Farbe hinterlegt sein. Die Position des Piktogramms links neben dem Text muss immer gewährleistet sein, unabhängig davon, ob das Dokument einspaltig, mehrspaltig, mit oder ohne Marginalspalte aufgebaut ist.

Die Abbildung zeigt, wie mit Hilfe von Adobe FrameMaker in einer Dokumentation zwei verschiedene Piktogramme (Warnsymbole) mit drei verschiedenen Signalworten kombiniert werden sollen. Ziel ist es, den Technischen Redakteur so zu unterstützen, dass er nur eine Tabelle eines bestimmten Tabellenformats im Textfluss einfügt und damit der Sicherheitshinweis bereits fertig formatiert ist. Diese Tabelle ist mit definierten Spaltenbreiten gestaltet. Das passende Piktogramm mit Signalwort wird in der linken Zelle angezeigt. In der rechten Zelle hat der leere Absatz bereits das Format für die Gefahrenquelle erhalten. Auch die Reihenfolge der Formatzuweisung für die Absätze „Folgen“ und „Maßnahmen“ sind im jeweils vorhergehenden Absatzformat festgelegt. So müssen die Absätze nur noch eingefügt und mit Inhalt gefüllt werden.

Abb.: Vereinfachte Umsetzung von Sicherheitshinweisen mit Hilfe von Tabellen

Grundlegender Aufbau der Tabelle

Die Basis jedes Sicherheitshinweises, der in der Abbildung dargestellt ist, ist eine Tabelle mit einer Standardreihe und zwei Spalten. Im FrameMaker-Dokument wird in der linken Spalte ein vordefiniertes Piktogramm (Warnsymbol) angezeigt, in der rechten Spalte wird der Text eingefügt. Für den Gesamtaufbau wird zuerst eine Tabelle eingefügt mit einer Reihe, zwei Spalten, keiner Kopf- und keiner Fußreihe. Anschließend wird die Spaltenbreite für beide Spalten festgelegt.

Für einen 16 Zentimeter breiten Satzspiegel wird beispielsweise die linke Spalte mit zwei Zentimeter Breite und die rechte Spalte mit 14 Zentimeter Breite definiert. Beim Einsatz von Marginalspalten sollte die linke Spalte der Tabelle genauso breit sein wie die Marginalspalte, inklusive Abstand zur Spalte. Der Ankerabsatz der Tabelle sollte über alle Spalten und seitlichen Überschriften laufen.

Es ist empfehlenswert, im Tabellenformat den Standardrand der Zellen links und rechts auf Null zu setzen, damit der Text direkt mit dem Satzspiegel abschließen kann. Dieses Grundformat der Tabelle für den Sicherheitshinweis wird dann im Formatkatalog angelegt.

Anlegen der Piktogramme auf Referenzseite

Die Piktogramme aller Sicherheitshinweise sollen exakt die gleiche Größe und Position haben. Daher wäre es fehleranfällig und aufwendig, die Piktogramme als Grafik in einen verankerten Rahmen zu importieren und nachträglich zu skalieren. Einfacher ist es, die Piktogramme in Grafikrahmen auf der Referenzseite einzufügen und mit der Eigenschaft „Rahmen über“ im Absatzformat zu verknüpfen.

Werden auf der Referenzseite Grafikrahmen eingefügt, wird der Nutzer zur Eingabe eines Namens aufgefordert. Diese Namen werden anschließend im Dialogfeld zur Absatzgestaltung unter „Extras“ in den Listen für „Rahmen über“ und „Rahmen unter“ angezeigt. Werden aussagekräftige Namen vergeben, zum Beispiel „Allgemein“ oder „Heiße Oberfläche“, wird das spätere Zuordnen zu den Absatzformaten erleichtert.

Die Grafikrahmen müssen nicht notwendigerweise auf der Referenzseite „Referenz“ eingefügt werden. Es ist möglich, eine neue Referenzseite „Sicherheitshinweis-Piktogramme“ einzufügen. Das bietet den Vorteil, diese Referenzseite als einzige Referenzseite in einer speziellen Dokumentvorlage zu verwalten und von dort gezielt in andere Dokumente zu importieren. Alle anderen Referenzseiten werden kurzerhand gelöscht. So kann die Gestaltung leicht angepasst und in andere Dokumente verteilt werden.

Zusammenführung Absatz- und Tabellenformate

In FrameMaker haben Tabellenformate die Eigenschaft, sich nicht nur die Einstellungen aus der Tabellengestaltung zu merken. Es werden auch die Spaltenbreite und die Absatzformate gespeichert, die auf die ersten Absätze der ersten Reihe von Standardzellen zugewiesen wurden, wenn das Tabellenformat nach der fertigen Gestaltung der Tabelle noch einmal aktualisiert wird.

Nun werden die Absatzformate eingerichtet: Für jede Kombination aus Piktogramm und Signalwort entsteht je ein Absatzformat. Darin wird das Piktogramm als „Rahmen über“ und das Signalwort als Zeichenfolge in der Nummerierung festgelegt. Für andere Sprachen kann jeweils eine sprachenspezifische Vorlage erstellt werden, in der die Signalworte einmal übersetzt und überprüft hinterlegt sind. Von dort aus können sie durch Format-Import ausgetauscht werden.

Anschließend werden mehrere Tabellen aus der Grundform erstellt und im Absatz der linken Zelle je ein spezielles Piktogramm-Absatzformat zugewiesen. Aus diesen Tabellen entsteht dann je ein Tabellenformat für jeden Sicherheitshinweistyp, zum Beispiel:

 

  • ein Tabellenformat mit dem allgemeinen Warnpiktogramm und dem Signalwort „Gefahr“,
  • ein Tabellenformat mit dem Piktogramm „Heiße Oberfläche“ und dem Signalwort „Warnung“,
  • ein Tabellenformat mit dem allgemeinen Warnpiktogramm und dem Signalwort „Vorsicht“.

 

Um die korrekte Reihenfolge der Textelemente in der rechten Spalte festzulegen, müssen in den Absatzformaten nun noch die Folgeformate definiert werden. Begonnen wird mit dem Absatzformat für die Angabe der Gefahrenquelle. In diesem Absatzformat wird unter „Typ nächster“ das Absatzformat für die „Folgen bei Nichtbeachtung“ ausgewählt. Diesem Absatzformat wird wiederum das Absatzformat für die „Maßnahmen“ als Folgeformat zugewiesen. So wird das erste Format mit dem Tabellenformat gespeichert und alle folgenden durch die vorhergehenden Absatzformate zugewiesen.

Sicherheitshinweise mit XML-Struktur

Ohne XML-Strukturen können nur Formatdefinitionen dazu dienen, den Aufbau und die Reihenfolge von Inhalten zu definieren. Werden FrameMaker-Dokumente mit XML-Struktur angelegt, können Attribute der XML-Elemente die Formatzuweisung steuern. Außerdem lassen sich deutlich differenzierter Zeichenfolgen festlegen, als es in der Zeichenfolge der Nummerierung eines Absatzformats möglich ist. Diese Zeichenfolgen zeigen in Abhängigkeit eines Spachenattributs automatisch die einmal übersetzten und in entsprechenden Regeln hinterlegten Signalworte und Gefahrenquellen.

Fazit

Auch wenn die Vorarbeit für diese spezielle Form der Gestaltung von Sicherheitshinweisen auf den ersten Blick recht aufwendig erscheint, belohnt sie mit schneller Erstellung der Texte und ermöglicht das Anpassen der Grafiken, Farben, Standardtexte und Schriften sozusagen auf Mausklick.

Zu dieser Ausgabe der Praxistipps steht ein Beispieldokument zur Verfügung, ....

Zu den Downloads

Adobe Influencer Logo

Unser Forum ist umgezogen:

Sie finde es jetzt direkt auf 4xscripts.com/forum